Diventare segretaria di studio legale

Come diventare segretaria di uno studio legale: iter, mansioni e competenze

Come si diventa segretaria di uno studio legale? C’è un iter ben preciso da seguire, si devono avere competenze specifiche e si devono conoscere le mansioni che si andranno a svolgere.

Per tutti gli interessati abbiamo approntato una semplice guida che vi aiuterà in questo percorso.

Segretaria legale: competenze e mansioni

In uno studio legale di rispetto non può mancare l’ausilio di una segretaria. Non si tratta di una persona qualunque, bensì di una esperta che sa come gestire la parte amministrativa ma che ha anche molta dimestichezza con la documentazione legale.

Il suo lavoro consiste nella compilazione e archiviazione di pratiche legali, e dà un supporto agli avvocati e agli altri membri dello studio legale, in qualunque circostanza.

Quando uno studio legale ingaggia una segretaria, ha bisogno di qualcuno che compili e prepari i documenti settoriali come note legali, citazioni giudiziarie e memorandum, e compila atti amministrativi e pratiche burocratiche necessarie al corretto svolgimento delle attività dello studio.

Ha abilità anche nel contesto dei data entry nei sistemi informatici, dunque aggiorna registri e anagrafiche. Si occupa anche dell’organizzazione e archiviazione dei documenti, in formato cartaceo ed elettronico.

Come diventare segretaria di uno studio legale: iter

Solitamente negli annunci in cui si cercano segretarie per studi legali va la preferenza a chi ha svolto studi in ambito legale (diritto commerciale, tributario, civile, del lavoro, penale e di famiglia). In alcuni casi hanno la precedenza i laureati in Giurisprudenza e ovviamente chi ha pregressa esperienza nel ruolo.

Di seguito vedremo:

  1. come diventare segretarie di uno studio legale
  2. le competenze necessarie
  3. le mansioni del ruolo
  4. la carriera
  5. il compenso per il lavoro

Come si diventa segretari di studi legali?

Con la laurea in giurisprudenza, per l’appunto, o frequentando corsi professionali sulle procedure e sui protocolli legali e giudiziari contestualizzati alle fasi processuali, la gestione delle pratiche burocratiche con i tribunali e con la Pubblica Amministrazione etc. Molto spesso in questi corsi sono previsti, dopo la teoria, i tirocini negli studi legali.

Una volte terminati gli studi occorrerà formulare un curriculum che comprenda l’iter formativo ma soprattutto il praticantato d’avvocato e i tirocini.

Che competenze deve avere una segretaria di studio legale?

Una segretaria ha anche le conoscenze e le competenze di assistere direttamente gli avvocati. Sa infatti individuare riferimenti legali e fare ricerche tra casi passati, così come sa muoversi persino nei tribunali.

Le sue sono prettamente mansioni amministrative, infatti fissa gli appuntamenti degli avvocati e gestisce il calendario di udienze, deposizioni, incontri ecc.

Filtra le telefonate e gestisce la corrispondenza dell’ufficio in ingresso e in uscita. Si occupa anche di mansioni tipiche del front desk, come accogliere i clienti in studio e indirizzarli dai legali.

Eccole riassunte in breve:

  • Cognizione della terminologia tecnica legale
  • Comprensione della gestione amministrativa di atti e pratiche
  • Abilità con gli strumenti informatici dell’ufficio
  • Competenza organizzative e gestionali
  • Buone doti comunicative
  • Capacità di scrivere in modo rapido ed accurato
  • Puntualità, precisione e affidabilità
  • Atteggiamento cordiale e discreto
  • Professionalità
  • Capacità di multitasking

Tutte queste competenze sono basilari, alcune hanno a che fare con l’attitudine caratteriale mentre altre si apprendono con lo studio e l’esperienza pregressa.

La comunicazione gioca un ruolo importante: la segretaria deve intrattenere rapporti con i clienti e gli avvocati, quindi ricevere ed introdurre il cliente, chiedere i pagamenti e tutto ciò che riguarda il client care, ovvero capire le esigenze, definire le modalità di gestione interne del cliente, ecc.

diventare segretaria di studio legale
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Cosa fa la segretaria di uno studio legale?

Principalmente si occupa della gestione amministrativa della documentazione legale, la compilazione e archiviazione di pratiche legali, fornisce assistenza amministrativa agli avvocati ed allo staff dello studio legale.

Inoltre prepara documenti come note legali, citazioni giudiziarie e memorandum, deve compilare atti amministrativi e pratiche burocratiche che sono indispensabili per il corretto svolgimento delle attività dello studio.

Mantiene inoltre aggiornati i registri e le anagrafiche, quindi mansioni di data entry nei sistemi informatici e si occupa anche dell’organizzazione e archiviazione dei documenti, in formato cartaceo ed elettronico.

C’è poi l’assistenza agli avvocati: li aiuta ad esempio a cercare riferimenti legali e casi passati, a raccogliere le prove e a presentarle nei tribunali.

Infine ci sono le mansioni amministrative, come fissare gli appuntamenti degli avvocati e gestire il calendario di udienze, deposizioni, incontri, gestire l’agenda, ricordare le scadenze di studio, gli adempimenti dei procedimenti in Tribunale e le mansioni classiche come rispondere alle chiamate, gestire la posta e rapportarsi con i clienti e gli altri studi legali.

Dove lavorano le segretarie degli avvocati ?

le segretarie legali possono lavorare sia negli studi legali che notarili, ma anche nei tribunali e negli uffici legali interni di aziende, organizzazioni ed enti pubblici.

La carriera della segretaria di studio legale

La segretaria dello studio legale può ambire alla crescita professionale tramite studi  di aggiornamento e di specializzazione che le servono a mantenere le proprie conoscenze al passo con l’evolversi delle normative e delle procedure legali, inoltre può partire dal diritto penale, ad esempio, per poi spostarsi verso il diritto civile o diritto societario o ancora diritto industriale, immobiliare, della famiglia, tributario o internazionale.

Può partire da un piccolo studio di un’avvocato per poi arrivare ad uno più prestigioso o aspirare a lavorare nella Pubblica Amministrazione e diventare responsabile dell’ufficio legale.

I Requisiti

Sebbene molti studi legali preferiscano assumere gente con laurea in legge, non per forza una segretaria legale deve avere un diploma di laurea. Ovviamente deve essere una persona che sa muoversi nell’ambito di diritto.

Ragion per cui sarebbe opportuno seguire un corso per segretaria di studio legale. In tal modo si possono apprendere tutte le info in merito a procedure e ai protocolli legali e giudiziari (anche telematici) legati alle fasi processuali, come il decreto ingiuntivo e il pignoramento, e che sanno gestire le pratiche burocratiche con i tribunali e con la Pubblica Amministrazione.

Se deciderai di seguire il corso potrai pure imparare ad utilizzare anche i software utili per la professione, dagli elaboratori di testo ai programmi di archiviazione, dai gestionali ai software di trascrizione. Spesso al termine del percorso di formazione è previsto un periodo di pratica in uno studio legale.

Dovresti infatti conoscere la terminologia tecnica legale, saper gestire la parte amministrativa di atti e pratiche. Non dovrebbe altresì mancare dimestichezza con gli strumenti informatici dell’ufficio, nonché le capacità organizzative e gestionali

Per crescere dal punto di vista professionale sarebbe opportuno frequentare dei corsi di aggiornamento e di specializzazione. Si tratta di un passo dovuto atteso che la legge si aggiorna di continuo e con essa anche le varie procedure.

E’ importante andare fino in fondo e conoscere nel dettaglio ognuna delle branche della giurisprudenza: diritto penale, diritto civile, diritto societario, diritto industriale, o ancora diritto immobiliare, della famiglia, tributario o internazionale.

Quanto guadagna una segretaria di studio legale?

Lo stipendio medio di una Segretaria di Studio Legale si aggira sui 1.300 € netti al mese per un orario pieno, per il part time il tutto sarà riproporzionato (circa 23.300 € lordi all’anno). Si parte da una base di 850 euro netti per arrivare ad uno stipendio massimo di 1.700 € netti al mese.

Normalmente si parte come tirocinante o apprendista e successivamente si passa come qualificata.

Considerazioni conclusive

C’è infine da dire che una segretaria di studio legale altamente qualificata può riuscire in grande a prendere il volo, cominciando da piccoli studi e passando a grandi studi o a grandi aziende. Il salto di qualità potrebbe avvenire anche nella Pubblica Amministrazione, diventando responsabile dell’ufficio legale.

Bisogna infine considerare che per quanto un avvocato sia in gamba, l’80% del lavoro, quello da scrivania, viene svolto attentamente dalla segretaria. Per cui bisognerebbe avere maggiore contezza del ruolo che una persona del genere occupa. Le conoscenze e le spiccate doti personali sono un valore aggiunto per il buon esito di una causa.

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